Εμπόδια επικοινωνίας στον χώρο εργασίας


Τα διοικητικά στελέχη με την κατανόηση και συνειδητοποίηση των βασικών και σύνηθων εμποδίων της επικοινωνίας θα μπορέσουν ευκολότερα να κατανοήσουν και να ασκήσουν στην πράξη βελτιωτικές ενέργειες.

Εμπόδια μπορούν να τίθενται σε όλα τα στάδια της διαδικασίας της επικοινωνίας και να πηγάζουν τόσο από τον πομπό και το δέκτη, όσο και από το περιβάλλον μέσα στο οποίο αυτή λαμβάνει χώρα.

Τέτοια εμπόδια μπορεί να είναι:

  • Φυσιολογικά: η έλλειψη ικανοτήτων επικοινωνίας των ανθρώπων (ικανότητες μετάδοσης και σύλληψης μηνύματος, κόπωση, κ.λπ.)
  • Ψυχοσυγκινησιακά: η ψυχο-συγκινησιακή κατάσταση του ατόμου (διάθεση, προκατάληψη, συναισθήματα κ.λπ.)
  • Περιβαλλοντολογικά: το περιβάλλον (δομές, διαδικασίες, τεχνικές, μέσα κ.λπ.)

Τα πιο σημαντικά εμπόδια είναι:

Ασαφείς στόχοιsmart-goals

Ο λόγος που γίνεται η επικοινωνία είναι η επιθυμία του πομπού να επικοινωνήσει με το δέκτη για να επιτύχει κάποιο σκοπό ή στόχο. Η έλλειψη συγκεκριμένων και σαφών στόχων επικοινωνίας είτε σε επίπεδο ατόμου, είτε σε επίπεδο επιχειρήσεων αποτελεί το πρώτο βασικό εμπόδιο ή λάθος.

Μη σωστά μηνύματα

Συχνά στην πίεση χρόνου αλλά και για άλλους λόγους (αδιαφορία, ικανότητες κ.λπ.), ο πομπός δεν διαμορφώνει τα σωστά μηνύματα με την έννοια ότι είτε δεν εμπεριέχουν ακριβώς αυτό που επιθυμεί να μεταβιβάσει, είτε είναι δύσκολο να συλληφθούν και να κατανοηθούν από τον δέκτη. Συνήθως προβλήματα που παρουσιάζονται στα μηνύματα είναι η ασάφεια, η μη ακρίβεια, η έλλειψη πληρότητας, περιεκτικότητας, συντομίας και ορθότητας και γενικά η κακή τους κωδικοποίηση.

Έλλειψη αξιοπιστίας

Όταν ο πομπός χαρακτηρίζεται από έλλειψη αξιοπιστίας σε ότι αφορά τις πληροφορίες, τις γνώσεις, την κρίση που διαθέτει, τότε οι δέκτες ενδιαφέρονται λίγο να τον ακούσουν, να τον πιστέψουν και να τον κατανοήσουν. Π.χ. όταν ένας προϊστάμενος συχνά λαμβάνει λανθασμένες αποφάσεις ή δίνει λανθασμένες οδηγίες ή ανακριβείς πληροφορίες είναι αναμφισβήτητα δύσκολο να επικοινωνήσει αποτελεσματικά με τους υφισταμένους του.

Φόβος της επικοινωνίας

Ο φόβος των προϊσταμένων να επικοινωνήσουν με τους υφισταμένους τους. Πρώτον, υπάρχει φόβος ότι οι πληροφορίες που θα μεταβιβάσει ο προϊστάμενος θα χρησιμοποιηθούν από τους υφισταμένους για να βελτιώσουν τη δύναμή τους και τη διαπραγματευτική τους θέση απέναντί του. Δεύτερον, υπάρχει φόβος ότι η μεταβίβαση πληροφοριών θα αυξήσει τη διεκδίκηση των υφισταμένων για περισσότερες πληροφορίες. Τρίτον, υπάρχει φόβος μεταφοράς των πληροφοριών σε ανταγωνιστές ή άλλους μη επιθυμητούς δέκτες.

Κακή επιλογή χρόνου και χώρουtime

Κανείς προϊστάμενος δε θα ακούσει αποτελεσματικά τον υφιστάμενό του όταν προσπαθεί να του εξηγήσει π.χ. ένα προσωπικό του πρόβλημα τη στιγμή που ο πρώτος καθυστερημένος τρέχει στο διάδρομο να προλάβει τη σύσκεψη του Διοικητικού Συμβουλίου.

Κακή επιλογή τρόπου και μέσου

Τρόπος (γραπτή, προφορική, οπτική επικοινωνία), μέσα (λόγος, τόνος, σώμα, τηλέφωνο, κ.λπ.).

Έλλειψη ενδιαφέροντος/ απροσεξία

Η έλλειψη ενδιαφέροντος, διάθεσης, αλλά και ικανοτήτων του δέκτη να συγκεντρώσει την προσοχή του στο μήνυμα που του μεταβιβάζει ο πομπός. Αυτό έχει ως συνέπεια να μην συλλαμβάνεται ή να συλλαμβάνεται λανθασμένα ένα μέρος του μηνύματος και έτσι αυτό να αλλοιώνεται. Ο δέκτης μπορεί να κάνει ή να σκέπτεται άλλα πράγματα, να ονειροπολεί, να ετοιμάζει τη δική του απάντηση, να μιλά η να ασχολείται με οτιδήποτε άλλο. Αυτό έχει ως συνέπεια την κακή σύλληψη, επεξεργασία και κατανόηση του περιεχομένου του μηνύματος, ενώ συγχρόνως αποθαρρύνει τον πομπό να εκφρασθεί και να συνεχίσει την επικοινωνία.

Βιαστικά συμπεράσματα

Όταν ο δέκτης έχει την τάση, λόγω έλλειψης υπομονής και πίεσης του χρόνου, να σπεύδει να βγάλει συμπεράσματα σε ό,τι αφορά το νόημα του μηνύματος, πριν ακόμα ο πομπός ολοκληρώσει την μετάδοσή του. Έτσι, βγάζει λάθος συμπεράσματα.

Προδιάθεση/ προκατάληψη

goodbadΟ κάθε άνθρωπος χαρακτηρίζεται από προδιαθέσεις και προκαταλήψεις έναντι άλλων ανθρώπων, με αποτέλεσμα να μην κατανοείται το πραγματικό νόημα του μηνύματος, αλλά ένα αλλοιωμένο νόημα που θα ταίριαζε στον πομπό σύμφωνα με την προδιάθεση και την προκατάληψη του δέκτη. Όταν τα άτομα κατά τη διάρκεια της επικοινωνίας τους δεν καταφέρουν να καταστήσουν ουδέτερες τις προδιαθέσεις και τις προκαταλήψεις τους, και τις επιτρέπουν να επιδράσουν στο νόημα του μηνύματος, τότε η επικοινωνία γίνεται μετ’ εμποδίων. Π.χ. βελτιωτικές προτάσεις των εργαζομένων που απορρίπτονται από τη διοίκηση διότι υπάρχει η προκατάληψη ότι οι εργαζόμενοι πάντα διεκδικούν εις βάρος της επιχείρησης.

Υπερευαισθησία

Ως προς ορισμένες λέξεις, φράσεις ή γεγονότα. Συγκεντρώνουν την προσοχή τους κυρίως σε αυτά τα σημεία του μηνύματος και δε δίνουν προσοχή ή σημασία στα υπόλοιπα χάνοντας έτσι ένα σημαντικό μέρος του νοήματος (επιλεκτική σύλληψη).

Διαφορετικές αντιλήψεις

Η αντίληψη διαμορφώνεται μέσα από το πρίσμα των εμπειριών, γνώσεων, αξιών, αναγκών και επιθυμιών. Ο κάθε άνθρωπος αποτελεί μια ξεχωριστή προσωπικότητα. Οι διαφορετικές αντιλήψεις των ανθρώπων οδηγούν σε διαφορετικές αξιολογήσεις και ερμηνείες των ίδιων μηνυμάτων.

Σχέσεις μεταξύ πομπού και δέκτη

Όταν οι ανθρώπινες σχέσεις είναι κακές, όταν η εξουσία ασκείται αυταρχικά, όταν η διαφορετική κοινωνική και διοικητική θέση δεν επιτρέπει την ισότιμη και ελεύθερη έκφραση, όταν μεταξύ πομπού και δέκτη αναπτύσσεται σχέση έντονου ανταγωνισμού ή πόλωση συμφερόντων.

Δομές/ διαδικασίες

Η στεγανοποίηση των διαφόρων τμημάτων, τα πολλά ιεραρχικά επίπεδα, οι περίπλοκες και χρονοβόρες διαδικασίες ροής πληροφοριών, οι ανελαστικοί γραπτοί και άγραφοι κανόνες και κανονισμοί επικοινωνίας.

Υπερφόρτωση

Ο μεγάλος όγκος των πληροφοριών σε συνδυασμό με τον χρόνο και τις ικανότητες σύλληψης, ερμηνείας και αξιοποίησής τους.

Κλίμα/ παιδείαee

Η κάθε επιχείρηση διαμορφώνει το δικό της κλίμα και παιδεία ως προς την αναγκαιότητα και την αποτελεσματικότητα της επικοινωνίας (καχυποψία, έλλειψη σεβασμού, έλλειψη ελευθερίας έκφρασης κ.λπ.)

Οι κώδικες

Όταν οι συνομιλητές δε χρησιμοποιούν τους ίδιους ακριβώς κώδικες (π.χ. λέξεις, σύμβολα κ.λπ.) ή όταν οι συνομιλητές χρησιμοποιούν μεν τις ίδιες ακριβώς λέξεις, όμως η σημασία τους για τον καθένα είναι διαφορετική

Οι ικανότητες επικοινωνίας

Οι διανοητικές και φυσικές ικανότητες του κάθε ατόμου, καθώς και η επιμονή, η υπομονή και η ικανότητα δημιουργίας ευνοϊκού κλίματος επικοινωνίας.

Οι κανόνες και η θέση των συνομιλητών

π.χ. ο υφιστάμενος δε μπορεί να επικοινωνήσει με τον προϊστάμενό του όποτε και όπως θέλει. Πολλά μηνύματα υποχρεωτικά πρέπει να είναι γραπτά. Ο φαντάρος πρέπει να βρίσκεται σε θέση προσοχής όταν απευθύνεται στον διοικητή του

International MBA
Εξ αποστάσεως αναγνωρισμένο ελληνόφωνο μεταπτυχιακό International MBA«

Η τέχνη της διαπραγμάτευσης στην επίλυση διαφορών (Negotiation Skills)

c889234799e865bbe90cee71f6cd2e53_XL

Το Μάνατζμεντ στην Ελλάδα

Η πλειονότητα των Ελλήνων διευθυντών διαπιστώνουν ότι οι επιχειρήσεις τους κυριαρχούνται από συγκεντρωτισμό, δύναμη και γραφειοκρατικές δομές. Η ανώτατη διεύθυνση αποτελείται από τους ιδιοκτήτες και τους συγγενείς τους. Κατά τη λήψη αποφάσεων το μάνατζμεντ είναι λιγότερο σαφές- ορθολογικό, λιγότερο τυποποιημένο, χρησιμοποιούσε λιγότεροι πλάγια επικοινωνία και αντιμετώπιζε μεγαλύτερες διαφωνίες κατά την επίλυση προβλημάτων. Υπάρχει έλλειψη επαγγελματισμού […]

0 comments
People Management_image 1_1

Το συμμετοχικό μάνατζμεντ

Το συμμετοχικό μάνατζμεντ διακρίνεται σε δυο γενικές μορφές:  Το συμβουλευτικό μάνατζμεντ, που αποτελεί τον πρόδρομο της συμμετοχής. Αποτελεί μια βελτιωμένη εξέλιξη του αυταρχικού μάνατζμεντ. Η διεύθυνση αποφάσισε να αφήσει το προσωπικό της να εκφέρει απόψεις πάνω σε θέματα της δουλειάς. Τα αποτελέσματα υπήρξαν πολύ ενθαρρυντικά, γιατί έτσι το προσωπικό άρχισε να δείχνει περισσότερο ενδιαφέρον και […]

0 comments

HRM: Πως γίνεται η επιλογή των διεθνών στελεχών

Τα κριτήρια επιλογής διεθνών στελεχών, είναι οι παράγοντες που χρησιμοποιούνται για την εύρεση ατόμων που θεωρούνται ως τα πλέον κατάλληλα για διεθνείς θέσεις εργασίας. Κάποιες πολυεθνικές εταιρείες χρησιμοποιούν μία εκτενή λίστα παραγόντων ενώ άλλες βασίζονται σε μικρότερο αριθμό παραγόντων. Υπάρχει ένας αριθμός κριτηρίων επιλογής που συνήθως χρησιμοποιούνται στον προσδιορισμό των ατόμων που θα σταλούν στο […]

0 comments