Βασικές Λειτουργίες του Σύγχρονου Management
Η διοίκηση στην εκπαίδευση ορίζεται ως η «εξειδικευμένη ανθρώπινη δραστηριότητα που αναπτύσσεται στο πλαίσιο των πάσης φύσεως εκπαιδευτικών οργανισμών ή του εκπαιδευτικού συστήματος στο σύνολό του και επιδιώκει την πραγματοποίηση, στον καλύτερο δυνατό βαθμό, των σκοπών της εκπαίδευσης με την αξιοποίηση των διαθέσιμων πόρων – ανθρώπινων και υλικών – μέσα από λειτουργίες, όπως είναι ο προγραμματισμός, η οργάνωση, η διεύθυνση, ο συντονισμός και ο έλεγχος.» Στο σύγχρονο μάνατζμεντ, οι βασικές λειτουργίες είναι οι εξής:
Προγραμματισμός
Κατά τον προγραμματισμό, σχεδιάζεται η στρατηγική και ορίζονται ο στόχοι του οργανισμού. Ο σωστός προγραμματισμός συντελεί στην πρόληψη λαθών και στον καλύτερο συντονισμό των δράσεων και διακρίνεται σε στρατηγικό και λειτουργικό.
Με το στρατηγικό προγραμματισμό γίνεται η διαμόρφωση του οράματος, της αποστολής και ο ορισμός των μακροπρόθεσμων στόχων του οργανισμού. Με τον όρο «αποστολή» εκφράζεται ο λόγος ύπαρξης του οργανισμού, ο οποίος στην περίπτωση ενός εκπαιδευτικού οργανισμού μπορεί να είναι η παροχή δωρεάν εκπαίδευσης σε όλους. Το όραμα ενός οργανισμού εκφράζει τις προσδοκίες των μελών για τη μελλοντική του πορεία και την επιθυμητή του κατάσταση στο μέλλον. Για παράδειγμα, το όραμα του ΥΠΔΒΜΘ είναι η παροχή υψηλού επιπέδου εκπαίδευσης σε όλους τους μαθητές, με επίκεντρο τον μαθητή στο Νέο Σχολείο. Η στρατηγική του οργανισμού καθορίζει τους μακροπρόθεσμους στόχους, συνήθως 5ετίας, καθορίζει την πορεία δράσης του και κατανέμει ανάλογα τους διαθέσιμους πόρους.
Ο λειτουργικός ή επιχειρησιακός προγραμματισμός καθορίζει χρονικά, ποσοτικά, ποιοτικά τις 
ενέργειες και τα μέσα για την επίτευξη μεσο-βραχυπρόθεσμων στόχων, οι οποίοι επιμερίζουν τους στρατηγικούς στόχους σε αυτόνομα και διαχειρίσιμα κομμάτια-προγράμματα δράσης που προβλέπεται να υλοποιηθούν με συγκεκριμένο προϋπολογισμό και ανθρώπινους πόρους και σε καθορισμένο χρόνο. Το σύνολο των προγραμμάτων δράσης αποτελεί το Επιχειρησιακό Πρόγραμμα (Business Plan) του οργανισμού, μέσα στο οποίο διακρίνονται και οι πολιτικές του, δηλαδή οι αρχές οργάνωσης και λήψης αποφάσεων του οργανισμού. Λειτουργικοί στόχοι του ΥΠΔΒΜΘ είναι το ψηφιακό σχολείο, το νέο ολοήμερο σχολείο, το πρόγραμμα αυτοαξιολόγησης σχολικής μονάδας, η αναμόρφωση του προγράμματος σπουδών κλπ.
Ο προγραμματισμός λαμβάνει υπόψη τα στοιχεία το εσωτερικού (πόροι, δυνατότητες και αδυναμίες) και του εξωτερικού (ανάγκες πολιτών και ομάδων συμφερόντων, ευκαιρίες και απειλές) περιβάλλοντος. Ο σωστός προγραμματισμός εξασφαλίζει σε μεγάλο βαθμό την επιτυχή ολοκλήρωση του επιχειρησιακού προγράμματος.
Οργάνωση
Η οργάνωση αποτελεί τη «διαδικασία προσδιορισμού, ομαδοποίησης και κατανομής των απαραίτητων εργασιών και πόρων για την εκπλήρωση των σκοπών του οργανισμού». Επιλέγεται η οργανωτική δομή που μπορεί να υλοποιήσει καλύτερα την αποστολή και τους στόχους του οργανισμού. Η οργανωτική δομή καθορίζει τη ροή της πληροφορίας και μπορεί να είναι α) πυραμιδοειδής-ιεραρχική, όπου η πληροφορία μεταβιβάζεται από πάνω προς τα κάτω, β) λειτουργική ή οριζόντιο σύστημα που είναι ιεραρχική και βασίζεται στην αρχή της εξειδίκευσης, επιτρέποντας τη μεταβίβαση πληροφορίας από περισσότερους του ενός προϊσταμένους/τμήματα, γ) γραμμική-επιτελική, όπου εξειδικευμένες λειτουργίες αναθέτονται σε ξεχωριστά επιτελεία που γνωμοδοτούν και δ) δομή συλλογικών οργάνων, με τη μορφή συμβουλίων, ομάδων εργασίας κ.α. Εκροή της λειτουργίας της οργάνωσης αποτελεί το οργανόγραμμα, το οποίο είναι η σχηματική απεικόνιση της οργανωτικής δομής και των γραμμών εξουσίας του οργανισμού.
Η γραφειοκρατία είναι ένα μοντέλο οργανωτικής δομής που στηρίζεται «στην αυστηρή τήρηση της ιεραρχίας, την τυποποίηση και αποπροσωποποίηση της οργάνωσης» με σκοπό την ορθολογική και αποτελεσματική της λειτουργία. Στηρίζεται στην εξειδίκευση και τη διαίρεση της εργασίας σε θέσεις έργου με συγκεκριμένες αρμοδιότητες. Σήμερα, το μοντέλο αυτό δέχεται υψηλή κριτική καθώς η εφαρμογή του έχει επιφέρει αργή ροή πληροφορίας, δυσκαμψία και ανικανότητα προσαρμογής σε δυναμικά και πολύπλοκα περιβάλλοντα.
Ανάλογα με το μέγεθος του οργανισμού, σχεδιάζεται και η οργανωτική του μορφή, η οποία μπορεί να είναι συγκεντρωτική ή αποκεντρωμένη. Για παράδειγμα, ο όγκος των αρμοδιοτήτων και η διασπορά εποπτείας του ΥΠΔΒΜΘ, επιτάσσει τη λειτουργία περιφερειακών και τοπικών διοικητικών δομών, οι οποίες λόγω της αυστηρής τήρησης ιεραρχίας και γραφειοκρατίας αδυνατούν να αξιοποιήσουν δυναμικά και αποτελεσματικά τις δυνατότητες και αδυναμίες του εσωτερικού περιβάλλοντος και να ανταποκριθούν στις απαιτήσεις – ευκαιρίες και απειλές – του εξωτερικού περιβάλλοντος.
Στελέχωση και Διοίκηση Ανθρώπινων Πόρων
Τον προγραμματισμό του οργανισμού καλούνται να υλοποιήσουν οι σκεπτόμενοι πόροι του που είναι το ανθρώπινο δυναμικό. Συνεπώς, η στελέχωση ενός οργανισμού αποτελεί μείζον ζήτημα για την παραγωγικότητα και αποτελεσματικότητα του οργανισμού, ιδίως όταν έχει και εκπαιδευτικό χαρακτήρα. Η στελέχωση αφορά στην απόκτηση ανθρώπινων πόρων ικανών ποσοτικά και ποιοτικά να ικανοποιήσουν τους στόχους του οργανισμού μέσω της απόδοσής τους. Υπάρχει σύνδεση της στελέχωσης με τον στρατηγικό σχεδιασμό, καθώς το ανθρώπινο δυναμικό που θα στρατολογηθεί πρέπει να ανταποκρίνεται αριθμητικά και ποιοτικά στις θέσεις έργου που ορίζει το Επιχειρησιακό Πρόγραμμα. Ο οργανισμός προχωρά στη στελέχωση εφόσον έχει προηγουμένως ορίσει και περιγράψει τις θέσεις εργασίας. Κάθε θέση εργασίας έχει συγκεκριμένα καθήκοντα, αναφέρεται σε ανθρώπους με συγκεκριμένες ικανότητες, γνώσεις και νοοτροπία και έχει κριτήρια αποδοτικότητας. Η στρατολόγηση διακρίνεται σε εξωτερική και εσωτερική, κατά την οποία το ήδη υπάρχον ανθρώπινο δυναμικό αναλαμβάνει νέες αρμοδιότητες και συχνά επιμορφώνεται.
Σύγχρονη τάση αποτελεί η ευελιξία ενός οργανισμού, η οποία έγκειται στη δυνατότητά του να προσαρμόζει το ανθρώπινο δυναμικό ανάλογα με τις ανάγκες και τις υπηρεσίες που παρέχει, γεγονός που προκαλεί αντιδράσεις καθώς απαιτεί «απορρύθμιση των όρων εργασίας». Μορφές ευελιξίας είναι η λειτουργική κατά την οποία διευρύνεται το πεδίο δράσης των εργαζόμενων και η ευελιξία στελέχωσης, ωραρίου ή αμοιβών. Μια τέτοια πολιτική μπορεί να προκαλέσει ανασφάλεια στον εργαζόμενο και τριβές στον – δημόσιο κυρίως – οργανισμό, επειδή αλλάζουν κατοχυρωμένες εργασιακές σχέσεις και κλονίζεται το «ψυχολογικό συμβόλαιο» δηλ. τις αμοιβαίες προσδοκίες μεταξύ προϊστάμενου και εργαζόμενου, το οποίο πρέπει να βρίσκεται σε ισορροπία.
Το εκπαιδευτικό προσωπικό είναι άμεσα συνδεδεμένο με τα εκπαιδευτικά αποτελέσματα. Η διαχείριση του προσωπικού σήμερα είναι συγκεντρωτική καθώς αποτελεί αρμοδιότητα του
ΥΠΔΒΜΘ, με σταθερούς κανόνες ισότητας, οι οποίοι «δεν εξασφαλίζουν πάντοτε συνθήκες εκπαιδευτικής ισότητας» καθώς δεν υπάρχουν περιθώρια προσαρμογής στις αντικειμενικές συνθήκες κάθε σχολείου. Η πολιτική του ΥΠΔΒΜΘ για τα οργανικά και λειτουργικά κενά είναι να γίνεται εξωτερική στελέχωση με εξετάσεις ΑΣΕΠ ή προσωρινή απασχόληση μεγάλου αριθμού αναπληρωτών και εσωτερική στελέχωση με μορφή μεταθέσεων και ετήσιων αποσπάσεων. Ιδιαίτερα για τις θέσεις στους διοικητικούς οργανισμούς στην εκπαίδευση γίνεται εξωτερική στελέχωση με διοικητικούς υπαλλήλους και κάλυψη των υπόλοιπων κενών με αποσπάσεις εκπαιδευτικών, με Υπουργική Απόφαση, έπειτα από εισήγηση των Υπηρεσιακών Συμβουλίων (Κεντρικών ή Περιφερειακών). Τα κριτήρια επιλογής είναι γνωστικά (ΑΣΕΠ) και κοινωνικά. Η πολιτική του ΥΠΔΒΜΘ να στελεχώνει κενές θέσεις με προσωρινούς εργαζόμενους (αναπληρωτές ή αποσπασμένους εκπαιδευτικούς) δεν θεωρείται επιστημονικά αποτελεσματική επειδή, παρόλο που εξοικονομεί πόρους, είναι δύσκολο να εμπνεύσει αφοσίωση, να δώσει κίνητρα για περισσότερη προσπάθεια και να αποκτήσει στρατηγικό πλεονέκτημα μέσω επιμόρφωσης και ανάπτυξης ανθρώπινου δυναμικού.
Μεγάλο ρόλο στην αποτελεσματικότητα του οργανισμού παίζει η ανάπτυξη του ανθρώπινου δυναμικού για την αύξηση των ικανοτήτων του. Το εκπαιδευτικό πρόγραμμα βασίζεται στις αντικειμενικές ανάγκες και στόχου του οργανισμού σε σχέση με το υπόβαθρο γνώσεων και δεξιοτήτων του ανθρώπινου δυναμικού και πρέπει να αξιολογείται η αποδοτικότητά του. Η σωστή αξιολόγηση του ανθρώπινου δυναμικού συμβάλλει στον προσδιορισμό των επιμορφωτικών αναγκών του προσωπικού. Το ΥΠΔΒΜΘ διαθέτει Περιφερειακά Εκπαιδευτικά Κέντρα (ΠΕΚ) για την επιμόρφωση των νεοδιόριστων, τρέχει επιμορφωτικά προγράμματα Α’ και Β’ επιπέδου στις ΤΠΕ και συνεργάζεται με το ΕΚΔΔΑ για επιμορφωτικές παρεμβάσεις σε στελέχη και εκπαιδευτικούς. Σήμερα, το ΥΠΔΒΜΘ σχεδιάζει να θεσμοθετήσει την κατοχή πιστοποιητικού της διοικητικής επιστήμης, για την κάλυψη διοικητικών θέσεων στις υπηρεσίες του.
Ηγεσία
Η ηγεσία αναφέρεται στις γνώσεις και δεξιότητες των στελεχών να συντονίσουν, να εμπνεύσουν και καθοδηγήσουν το ανθρώπινο δυναμικό για την επίτευξη των προκαθορισμένων στόχων. Αποτελεί τη δύναμη επιρροής των στελεχών της ανώτατης διοίκησης στο ανθρώπινο δυναμικό ώστε να υλοποιηθούν οι στόχοι «με τη μεγαλύτερη δυνατή αποτελεσματικότητα».
Η σωστή επικοινωνία και η συναισθηματική νοημοσύνη του ηγέτη έχει άμεση σχέση με την αποτελεσματικότητα του οργανισμού. Σε ιεραρχικές δομές η επικοινωνία έρχεται από πάνω προς τα κάτω και αντιμετωπίζει σοβαρές δυσλειτουργίες και καθυστερήσεις. Επιθυμητό είναι ο ηγέτης να ενθαρρύνει την πολυμεσική από κάτω προς τα πάνω επικοινωνία και την οριζόντια επικοινωνία μεταξύ τμημάτων με στόχο να επικοινωνούνται περισσότερες πληροφορίες, με πληθώρα μέσων μεταφοράς μηνυμάτων (έγγραφα, ομιλία, email, τηλεδιάσκεψη κλπ.) σε περισσότερους αποδέκτες. Παράλληλα, η συναισθηματική νοημοσύνη αποτελεί την ικανότητα κατανόησης και ελέγχου των συναισθημάτων του ατόμου και των άλλων (ενδοπροσωπική και διαπροσωπική νοημοσύνη), με στόχο την εκτόνωση έκρυθμων καταστάσεων που μπορεί να επηρεάσουν τη σωστή λειτουργία της οργάνωσης.
Σημαντικό ρόλο παίζει η δυνατότητα υποκίνησης και ικανοποίησης των αναγκών του προσωπικού. Ο ηγέτης πρέπει να τηρεί το ψυχολογικό συμβόλαιο με τους εργαζόμενους, ώστε να βρίσκεται σε ισορροπία και να μη προκαλούνται τριγμοί στο εσωτερικό του οργανισμού. Η υποκίνηση του προσωπικού ορίζεται ως η επιθυμία του να εργαστεί για τους στόχους του οργανισμού και σχετίζεται με την αλληλεξάρτηση των αναγκών, των κινήτρων και των στόχων κάθε εργαζόμενου. Μία από τις δημοφιλέστερες θεωρίες είναι η θεωρία της ιεράρχησης των αναγκών του A. Maslow. Σύμφωνα με αυτή, οι ανάγκες διαβαθμίζονται από τις φυσιολογικές, που καλύπτουν τις βασικές ανάγκες του ανθρώπου έως τις ανάγκες ολοκλήρωσης, σύμφωνα με τις οποίες ο άνθρωπος τείνει να γίνει το «ιδανικό» του. Ο τρόπος υποκίνησης του προσωπικού εξαρτάται από το επίπεδο των αναγκών του και είναι συνήθως εξατομικευμένος. Για παράδειγμα, ένας άνθρωπος με ανάγκες αναγνώρισης δεν θα υποκινηθεί τόσο από μια αύξηση αμοιβής όσο από μια διάκριση. Ο μάνατζερ πρέπει να αναγνωρίζει τα κίνητρα τόσο των υφισταμένων του όσο και των ομόβαθμων και να χρησιμοποιεί τους κατάλληλους «παρακινητές». Επίσης, ο ηγέτης πρέπει να ενθαρρύνει τους εργαζόμενους να συμμετέχουν ενεργά στον καθορισμό των στόχων του οργανισμού, καθώς είναι αποδεδειγμένο ότι οι άνθρωποι έχουν περισσότερα κίνητρα να εργαστούν για κάτι που έχουν συναποφασίσει και αισθάνονται δικά τους. Σύμφωνα με έρευνα για τις επιμορφωτικές ανάγκες εκπαιδευτικών και στελεχών του Παιδαγωγικού Ινστιτούτου (Π.Ι.), το μεγαλύτερο κίνητρο είναι η πιστοποίηση 
της επιμόρφωσης (56,1%), αλλά σημαντικό ποσοστό καταλαμβάνει και το κίνητρο της οικονομικής ενίσχυσης, ιδιαίτερα στους εκπαιδευτικούς (52,2%)41. Το ΥΠΔΒΜΘ, λόγω των δημοσιονομικών συνθηκών, εφαρμόζει στρατηγική κόστους, με αποτέλεσμα να αδυνατεί να αυξήσει τις αμοιβές. Η υποκίνηση του προσωπικού γίνεται κυρίως μέσα από βραβεύσεις, όπως στην περίπτωση του διαγωνισμού «Αριστεία και Καινοτομία» που απευθύνεται σε εκπαιδευτικούς. Επίσης, η καθιέρωση της δημόσιας διαβούλευσης πριν τη χάραξη συγκεκριμένων πολιτικών έχει χαρακτηριστικά παρακίνησης.
Οι ηγετικές/διοικητικές προσεγγίσεις και συμπεριφορές περιγράφονται μέσα από πολλές θεωρίες. Οι R. Lippitt &R. White όρισαν 3 στυλ ηγεσίας: 1) το αυταρχικό που προσομοιάζει στη «θεωρία Χ» του D. McGregor σύμφωνα με την οποία ο ηγέτης μόνο αποφασίζει και επιβάλλεται σε υφιστάμενους που δεν αναλαμβάνουν πρωτοβουλίες, 2) το δημοκρατικό που παραλληλίζεται με τη «θεωρία Ζ», σύμφωνα με την οποία το προσωπικό είναι άξιο εμπιστοσύνης, παίρνει πρωτοβουλίες και συναποφασίζει με τον ηγέτη, και 3) το εξουσιοδοτικό, σύμφωνα με το οποίο ο ηγέτης δεν αναλαμβάνει πρωτοβουλίες και οι αποφάσεις λαμβάνονται από το προσωπικό. Τα πορίσματα της έρευνας δείχνουν ότι ο οργανισμός έχει μεγαλύτερη αποτελεσματικότητα όταν υιοθετεί το δημοκρατικό στυλ . Αντίστοιχα, ο R. Likert αναφέρει τέσσερα στυλ ηγεσίας: το αυταρχικό-εκμεταλλευτικό, το καλοπροαίρετο-αυταρχικό, το συμβουλευτικό και το συμμετοχικό, το οποίο προσομοιάζει στο δημοκρατικό στυλ και υπερέχει των άλλων στην αποτελεσματικότητα. Οι R. Blake & J. Mouton περιγράφουν πέντε στυλ ηγεσίας, τα οποία είναι αποτέλεσμα της συσχέτισης και της έντασης 2 παραγόντων: του ενδιαφέροντος του ηγέτη για τους ανθρώπους (σχέσεις) και για την παραγωγή (έργο). Το πιο αποτελεσματικό στυλ, σύμφωνα με έρευνες, είναι εκείνο του ηγέτη που νοιάζεται πολύ τόσο ανάγκες και ικανοποίηση του προσωπικού όσο και για τους στόχους της παραγωγής. Αξίζει, τέλος, να αναφερθεί και η ενδεχομενική προσέγγιση του Fiedler, σύμφωνα με την οποία η αποτελεσματικότητα του ηγέτη εξαρτάται και από το είδος, το περιβάλλον της οργάνωσης και το «κλίμα» της.
Η Ελληνική δημόσια διοίκηση διακρίνεται από την ιεραρχία και το συγκεντρωτισμό, με μειωμένη λήψη πρωτοβουλιών τόσο από τους υπαλλήλους, όσο και από τα κατώτατα στελέχη. Σήμερα το ΥΠΔΒΜΘ μελετά τη θεσμοθέτηση νόμων που θα δώσουν περισσότερες εξουσίες στους αποκεντρωμένους φορείς και μεγαλύτερη ελευθερία και λήψη αποφάσεων εντός των σχολικών μονάδων.
Έλεγχος
Ο έλεγχος είναι η διαδικασία που αποτιμά ποσοτικά και ποιοτικά την απόδοση του οργανισμού σε σχέση με τους στόχους που έθεσε στον προγραμματισμό. Στον έλεγχο αποτυπώνεται η αποτελεσματικότητα των λειτουργιών, των συμπεριφορών και των αποτελεσμάτων του οργανισμού. Η λειτουργία αυτή βασίζεται στον καθορισμό προτύπων (standards) και δεικτών οι οποίοι περιγράφουν τους επιθυμητούς ποσοτικούς και ποιοτικούς στόχους της οργάνωσης και συγκρίνονται με την πραγματική της απόδοση. Κάθε απόκλιση έχει συγκεκριμένα αίτια τα οποία πρέπει να αναγνωρισθούν και να θεραπευθούν.
Το είδος ελέγχου που εφαρμόζεται σήμερα και από τον Ελληνικό δημόσιο τομέα είναι ο έλεγχος μέσω γραφειοκρατίας, κατά τον οποίο αξιολογείται το ποσοστό συμμόρφωσης των εργαζόμενων με τους νόμους, τους κανονισμούς και τις διαδικασίες του οργανισμού. Εδώ ελλοχεύει ο κίνδυνος της τυπολατρείας και της μειωμένης εστίασης στο αποτέλεσμα.
