Εάν οι προθεσμίες σε κυνηγάνε συνεχώς και κάνεις όλες τις εργασίες και τα καθήκοντά σου με… την ψυχή στο στόμα και υπό πίεση, τότε ίσως η διαχείριση χρόνου (time management) δεν είναι ακριβώς το φόρτε σου.
Κι αυτός είναι ένας τομέας που απαιτεί οπωσδήποτε βελτίωση, αν θέλεις να αυξήσεις την απόδοσή σου στην εργασία σου και, ταυτόχρονα, να είσαι πιο ήρεμος και χαλαρός.
Επειδή αποστολή μας είναι να σου δίνουμε λύσεις, συγκεντρώσαμε για σένα κάποιες χρήσιμες συμβουλές διαχείρισης χρόνου, ώστε να συμφιλιώσεις υψηλές εργασιακές επιδόσεις και καλή ψυχική υγεία.
Αφιέρωσε, λοιπόν, κάποια λεπτά από τον… πολύτιμο χρόνο σου, καθώς τα όσα βρεις παρακάτω θα σε βοηθήσουν να τον οργανώσεις και να τον διαχειριστείς καλύτερα!
Πάμε;
1. Οργάνωσε τις εργασίες σου
Το πρώτο βήμα είναι η οργάνωση στη δουλειά: φτιάξε ένα ημερολόγιο όπου θα καταγράψεις όλες τις εργασίες που έχεις να κάνεις μέσα στην εβδομάδα.
Ένα αναλυτικό πλάνο με καθήκοντα θα σου δώσει τη δυνατότητα να έχεις ανά πάσα στιγμή επαφή μαζί τους και να βλέπεις στο χαρτί τα όσα πρέπει να γίνουν, χωρίς να σου «ξεφεύγουν» υποχρεώσεις.
Παρεμπιπτόντως, η οργάνωση των υποχρεώσεων και της καθημερινότητάς είναι εξαιρετικά σημαντική, ειδικά αν κάνεις μεταπτυχιακό και δουλειά ταυτόχρονα.
Μια λίστα ή ένα ημερολόγιο με γραμμένες τις υποχρεώσεις σου θα σου επιτρέψει, επίσης, να διαγράφεις τα όσα εκπληρώνεις, ώστε να βλέπεις τα καθήκοντα να μειώνονται και, παράλληλα, να μειώνεται και το άγχος σου.
Ακόμα, η καλύτερη διαχείριση του χρόνουσου μπορεί να επιτευχθεί εάν κατηγοριοποιήσεις κάθε υποχρέωσή σου με βάση το πόσο επείγουσα είναι.
Τέλος, να πούμε πως η επιτυχημένη διαχείριση χρόνου σε μια εβδομάδα θα σε γεμίσει με κουράγιο και θα σε ενθαρρύνει να υιοθετήσεις τον συγκεκριμένο τύπο οργάνωσης για μια ζωή.
2. Ξεκίνα από τις πιο δύσκολες και απαιτητικές εργασίες
Πολύς κόσμος επιλέγει να ξεκινήσει από τα ευκολότερα και τα λιγότερο χρονοβόρα καθήκοντα, προκειμένου να τα ολοκληρώσει σύντομα και να διαγράψει πράγματα από τη λίστα του.
Αν και πρόκειται για κάτι εντελώς υποκειμενικό, εμείς θα σου προτείνουμε να κάνεις το ακριβώς αντίθετο: ξεκίνα πρώτα από τις δυσκολότερες και πιο χρονοβόρες εργασίες.
Γιατί το να ξεμπερδέψεις πρώτα με τα εύκολα θα σε φέρει στη συνέχεια αντιμέτωπο με ένα «βουνό» (από άποψη δυσκολίας) υποχρεώσεων, με πολύ πιθανό το ενδεχόμενο να αποθαρρυνθείς.
Αν, από την άλλη, ξεκινήσεις από τα δύσκολα, όταν τα ολοκληρώσεις θα σου φύγει ένα τεράστιο βάρος και θα δεις τις υπόλοιπες εκκρεμότητες πολύ πιο χαλαρά.
Οπότε, θυμήσου: ξεκίνα από τα δύσκολα και πες οριστικά αντίο στο πρόβλημα διαχείρισης χρόνου (ταυτόχρονα, έτσι θα βελτιωθεί και η διαχείριση του άγχους σου).
3. Βάλε χρονικό όριο για κάθε εργασία
Μια από τις πλέον βοηθητικές ασκήσεις διαχείρισης χρόνου θα είναι και το να θέτεις χρονικά όρια για την ολοκλήρωση κάθε εργασίας σου.
Είναι εντελώς διαφορετικό να νιώθεις εντελώς χαλαρός χωρίς κάποιον χρονικό περιορισμό συγκριτικά με το να θέσεις ένα ανώτατο όριο εκτέλεσης μιας εργασίας.
Ο χρονικός περιορισμός θα σε βοηθήσει να διατηρήσεις τη συγκέντρωσή σου στα ύψη και θα αυξήσει τα επίπεδα αποτελεσματικότητάς σου, χωρίς να σου ασκεί υπερβολική πίεση, με δεδομένο πως πρόκειται για ένα όριο που έχεις θέσει από μόνος σου στον εαυτό σου.
Επιπλέον, φρόντισε να μην καταπατάς σε μεγάλο βαθμό τα όρια που έχεις ο ίδιος θέσει, καθώς έτσι θα εκπαιδεύσεις άθελά σου τον εαυτό σου ώστε να μη δίνει τόση σημασία στους χρονικούς περιορισμούς.
4. Οργάνωσε τον εργασιακό σου χώρο
Η σωστή και αποτελεσματική διαχείριση χρόνου στην εργασία σου μπορεί να επιτευχθεί μέσα από κάτι που ίσως να μην είχε περάσει ποτέ από το μυαλό σου: την οργάνωση του χώρου που δουλεύεις.
Ένα ακατάστατο και χαοτικό γραφείο μπορεί να επηρεάσει αρνητικά την εξοικονόμηση χρόνου που θα ήθελες να κάνεις ώστε να αυξήσεις την απόδοσή σου.
Τα πολλά και διάφορα έγγραφα που είναι σκορπισμένα στη επιφάνεια του γραφείου σου, για παράδειγμα, μπορεί να σε κάνουν να ψάχνεις για ώρα αυτό που θέλεις.
Φτιάξε έναν συγκεκριμένο χώρο για καθετί: π.χ. πάρε μια μολυβοθήκη για να ξέρεις ότι εκεί μέσα θα υπάρχουν τα στιλό και τα μολύβια σου, αγόρασε συρτάρια ή ράφια αρχειοθέτησης εγγράφων κ.α.
Ένα πλήρως τακτοποιημένο εργασιακό περιβάλλον όχι απλά θα λύσει τα πρακτικά προβλήματα που περιγράφηκαν πριν αλλά και θα σε εμπνεύσει να εργαστείς καλύτερα.
5. Κάνε διαλείμματα
Η συνεχόμενη, αδιάκοπη εργασία είναι σίγουρο ότι δε θα έχει τα ιδανικά αποτελέσματα, με την κακή διαχείριση χρόνου να συνδέεται συχνά με την έλλειψη διαλειμμάτων.
Είναι παραπάνω από απαραίτητο να εντάξεις στο καθημερινό σου ωράριο συχνά, σύντομα διαλείμματα, ώστε να ξεφεύγει το μυαλό σου και να ξεκουράζεται το σώμα σου.
Κάτι που, φυσικά, δεν ισχύει μόνο για τη δουλειά, καθώς τα διαλείμματα είναι αναζωογονητικά και για αποδοτικό και ταχύτερο διάβασμα.
Σήκω από την καρέκλα, κάνε μια βόλτα έξω (ή και μέσα στον εργασιακό σου χώρο), πάρε λίγο αέρα και ανανέωσε τη σκέψη σου, που πιθανότατα έχει βαλτώσει μετά από συνεχόμενες ώρες δουλειάς.
6. Μην ενδίδεις σε περισπασμούς
Ένα μήνυμα στα social media, ένα σύντομο τηλεφώνημα, μια στιγμιαία, άσχετη αναζήτηση στο διαδίκτυο κ.λπ. μπορούν πολύ εύκολα να σε αποσυντονίσουν.
Φρόντισε να μειώσεις στο ελάχιστο τέτοιες φαινομενικά άκακες παράπλευρες «εργασίες», ώστε να αξιοποιείς καλύτερα τον χρόνο σου για τις σημαντικές υποχρεώσεις.
Μια πολύ καλή σχετική συμβουλή είναι να ορίσεις μια συγκεκριμένη περίοδο του ωραρίου σου (σε κάποιο διάλειμμα ή σε ένα χρονικό σημείο που δεν πιέζει κάποια υποχρέωση), στην οποία θα έχεις το ελεύθερο να τσεκάρεις τα social media σου, να απαντήσεις σε κάποια κλήση, να ψάξεις κάτι που θέλεις κ.λπ.
7. Μην έχεις το μυαλό σου συνεχώς στη λίστα υποχρεώσεων
Ένας από τους γρηγορότερους τρόπους να αγχωθείς και να μειώσεις την απόδοσή σου είναι να έχεις συνεχώς το μυαλό σου στη λίστα με τις υποχρεώσεις που εκκρεμούν.
Έτσι, είναι πιθανό να αρχίσει να σε κυριεύει το άγχος σου, κάτι που δε θέλεις σε καμία περίπτωση.
Γι’ αυτό, φρόντισε να εστιάζεις πάντα στη δουλειά που κάνεις εκείνη τη στιγμή, καθώς η λογική του «ένα βήμα τη φορά» θα σε βοηθήσει και στο να είσαι απόλυτα συγκεντρωμένος σε αυτό που κάνεις, αλλά και στο να διατηρήσεις την ψυχική σου ηρεμία.
8. Εκπαιδεύσου
Κάτι ακόμα που μπορείς να κάνεις είναι να εκπαιδευτείς για να βελτιωθείς στο συγκεκριμένο κομμάτι.
Για παράδειγμα, μπορείς να παρακολουθήσεις εξ αποστάσεως σεμινάρια στην ανάπτυξη προσωπικών δεξιοτήτων και τη διαχείριση χρόνου, τα οποία θα σε εφοδιάσουν με όλες τις απαραίτητες γνώσεις και τεχνικές για την καλύτερη οργάνωσή σου και την αύξηση της εργασιακής σου απόδοσης.
Φυσικά, υπάρχει και η λύση της συμβουλευτικής ή life coaching για τη διαχείριση χρόνου, που μπορεί να σε βοηθήσει επίσης να αυξήσεις την αποτελεσματικότητά σου στο συγκεκριμένο κομμάτι.
Διαχείριση χρόνου στην εργασία – Επίλογος
Στη σύγχρονη κοινωνία των τρελών ρυθμών, η σωστή διαχείριση του χρόνου αποτελεί μία από τις σημαντικότερες δεξιότητες που θα μπορούσες να αποκτήσεις.
Ελπίζουμε το συγκεκριμένο άρθρο να σε βοηθήσει να πάρεις ιδέες προκειμένου να αρχίσεις να οργανώνεις και να διαχειρίζεσαι αποτελεσματικά τον χρόνο σου.
Έτσι, θα αυξήσεις κατά πολύ την απόδοση στην εργασία σου, διατηρώντας παράλληλα την ψυχική σου ηρεμία, κάτι που θα βελτιώσει και τη συνολική ποιότητα ζωής σου.
